L’accueil et le secrétariat sont deux missions majeures de la/le secrétaire médical(e), mais son rôle s’étend également à d’autres responsabilités essentielles : gestion des dossiers, suivi administratif, coordination numérique, facturation, etc.(cf. page métier) La secrétaire médicale brasse un grand nombre d’informations confidentielles, d’où son obligation de secret professionnel.
La profession de secrétaire médicale fait indéniablement le lien entre les acteurs de santé et le patient. Au carrefour entre les demandes des médecins et celles des patients, la secrétaire doit accueillir chaque personne, avec sérieux, sans se laisser gagner par le stress.
L’accueil physique et téléphonique du service et du cabinet médical
La secrétaire médicale analyse et juge de l’urgence d’une situation. La charge mentale de travail est importante. La secrétaire médicale doit conserver les coordonnées des patients, afin de les rappeler en cas de désistement.
La/le secrétaire médical(e) effectue souvent un filtrage des appels selon des critères définis (urgence, urgence relative, demande d’information). La logique du filtre varie selon la structure (cabinet, clinique, hôpital).
Un contact permanent avec les patients et les professionnels de santé
La secrétaire médicale doit avoir une expression adaptée à la situation du patient, afin d’être dans l’empathie. La principale difficulté de ce métier est que la secrétaire médicale doit s’adapter à la façon de travailler de chaque médecin. Elle effectue un travail en binôme.
La présentation est un élément qui compte dans le métier de secrétaire médicale, comme dans toutes les professions relatives à l’accueil. Cela ne signifie pas qu’une secrétaire médicale est recrutée via un casting, mais qu’elle doit avoir une allure soignée et en adéquation, avec la rencontre de patients.
En fin de journée, la/le secrétaire médical(e) peut préparer les dossiers du lendemain — soit en version imprimée (listing de rendez-vous), soit dans le système numérique, selon les pratiques de l’établissement.
Le poste de secrétaire médicale nécessite-t-il des notions en comptabilité ?
Aujourd’hui, ce n’est pas la prérogative essentielle pour une professionnelle. Elle doit maîtriser les taches administratives : saisie, orthographe paramédical, planning, bureautique, traitement de texte, gestion des appels téléphoniques…
Selon le fonctionnement du secrétaire, elle peut enregistrer la carte vitale du patient et encaisse son règlement mais bon nombre de médecins le font eux-mêmes en fin de consultation. Le paiement des factures du cabinet comme les fournitures médicales, le matériel de bureau, l’électricité et autres est souvent délégué à un cabinet comptable externe.
Lorsqu’une secrétaire médicale ne travaille qu’avec un médecin, elle assure la gestion comptable, mais dans les grands cabinets, elle est souvent externalisée.
Numérique, dématérialisation et sécurité
De plus en plus de structures médicales adoptent un dossier patient informatisé (DPI), la dématérialisation des documents, la gestion en ligne des rendez-vous et la téléconsultation. Dans ce contexte, la/le secrétaire médical(e) doit maîtriser les outils numériques et veiller à la sécurité des données (backups, accès sécurisés, chiffrement).
Au-delà des spécificités inhérentes à la fonction, la secrétaire doit assurer des tâches de secrétariat.
La frappe des documents médicaux
La secrétaire a en charge l’édition de courriers médicaux et documents types comme les certificats médicaux.
Bon nombre de secrétaires médicales travaillent en binôme, en alternant les tâches. Une professionnelle est chargée de l’accueil et de la prise de rendez-vous, par la tenue de l’agenda du professionnel de santé, tandis que l’autre saisit les comptes-rendus médicaux et procède à leurs envois aux professionnels de santé.
Le maniement des moyens de paiement et de la carte vitale
A la fin des consultations et examens, la secrétaire médicale doit procéder à l’encaissement et procéder à l’enregistrement de la carte vitale. Elle doit bien connaître les modalités de paiement, en fonction de la situation du patient, comme la prise en charge à 100% en ALD (affection de longue durée), le tiers payant, la CMU…
Dans les cabinets libéraux, les médecins généralistes font souvent eux-mêmes les manipulations avec la carte vitale et reçoivent le paiement.
La secrétaire médicale brasse un grand nombre d’informations, entre les conversations des professionnels de santé, la frappe des compte rendus médicaux ainsi que l’accès permanent aux dossiers du patient.
La plus grande discrétion lui est demandée, non pas comme un conseil, mais bien comme une obligation professionnelle. Elle doit faire preuve d’un total respect des données médicales, qu’elle ne doit divulguer.
La responsabilité déléguée du dossier médical envers la secrétaire médicale
Le dossier médical contient toute l’histoire médicale du patient, afin d’assurer le suivi du patient. Sont classés dans le dossier médical : les courriers entre médecins, les comptes-rendus d’analyse, les résultats d’examen, les expertises médicales ainsi que toutes les informations administratives.
Le Code de Déontologie médicale établit une règle : Le dossier médical est légalement sous la responsabilité du médecin, mais la/le secrétaire médical(e) assure sa tenue, son archivage et sa mise à jour dans le respect du secret médical, du RGPD et des procédures internes. Elle/il veille à la conformité documentaire sans porter la responsabilité médicale.
Le secret professionnel, une obligation de la secrétaire médicale
Les notions de confidentialité et de secret professionnel sont très prégnantes dans le métier de secrétaire médicale. La professionnelle est tenue de respecter le secret médical et de ne divulguer à quiconque les informations qu’elle détient. La secrétaire médicale doit bien vérifier l’identité des personnes à qui elle donne des informations.
Si la secrétaire médicale travaille dans la fonction publique hospitalière ou territoriale, en tant que titulaire, stagiaire ou contractuelle, elle est tenue au devoir de réserve, précepte auquel chaque fonctionnaire doit répondre.
Accueil, gestion des appels, planification, rédaction, suivi des dossiers, facturation selon la taille du cabinet, archivage, gestion numérique, etc.
Parfois, dans des structures petites, elle peut gérer des tâches comptables ; dans beaucoup d’autres, cela est externalisé.
Elle agit dans le respect des règles de confidentialité, du RGPD, et veille à ne divulguer aucune information non autorisée.
Ses missions varient selon la structure, mais incluent l’accueil des patients, la gestion des appels, la planification des rendez-vous, le suivi des dossiers médicaux, la frappe des comptes rendus, ainsi que la coordination avec les professionnels de santé.
Oui, dans de nombreux cabinets, elle gère les feuilles de soins électroniques, le tiers payant, le suivi des impayés. Toutefois, dans les structures plus grandes, cette fonction peut être confiée à un service dédié.
De plus en plus de structures passent à la dématérialisation. La secrétaire utilise alors un dossier patient informatisé (DPI) et des outils de planification en ligne. L’impression est réservée aux cas spécifiques.
La/le secrétaire médical(e) est tenu(e) au secret professionnel et veille au respect du RGPD. Même si le médecin reste juridiquement responsable du dossier médical, elle/il en assure la gestion dans un cadre strictement confidentiel.
Dans les petites structures, oui. Elle peut suivre les encaissements, gérer la caisse et vérifier les remboursements. Dans d’autres cas, cette tâche est déléguée à un cabinet comptable.
Oui, elle utilise Word, Excel, des logiciels de gestion médicale (comme Doctolib, Hellodoc, etc.), des outils de téléconsultation, et parfois des logiciels d’IA (transcription, automatisation de mails…).