L’accueil et la gestion des rendez-vous pour une secrétaire médicale
La profession de secrétaire médicale fait indéniablement le lien entre les acteurs de santé et le patient. Au carrefour entre les demandes des médecins et celles des patients, la secrétaire doit accueillir chaque personne, avec sérieux, sans se laisser gagner par le stress.
L’accueil physique et téléphonique du service et du cabinet médical
La secrétaire médicale analyse et juge de l’urgence d’une situation. La charge mentale de travail est importante. La secrétaire médicale doit conserver les coordonnées des patients, afin de les rappeler en cas de désistement.
La/le secrétaire médical(e) effectue souvent un filtrage des appels selon des critères définis (urgence, urgence relative, demande d’information). La logique du filtre varie selon la structure (cabinet, clinique, hôpital).
Un contact permanent avec les patients et les professionnels de santé
La secrétaire médicale doit avoir une expression adaptée à la situation du patient, afin d’être dans l’empathie. La principale difficulté de ce métier est que la secrétaire médicale doit s’adapter à la façon de travailler de chaque médecin. Elle effectue un travail en binôme.
La présentation est un élément qui compte dans le métier de secrétaire médicale, comme dans toutes les professions relatives à l’accueil. Cela ne signifie pas qu’une secrétaire médicale est recrutée via un casting, mais qu’elle doit avoir une allure soignée et en adéquation, avec la rencontre de patients.
En fin de journée, la/le secrétaire médical(e) peut préparer les dossiers du lendemain — soit en version imprimée (listing de rendez-vous), soit dans le système numérique, selon les pratiques de l’établissement.
Le poste de secrétaire médicale nécessite-t-il des notions en comptabilité ?
Aujourd’hui, ce n’est pas la prérogative essentielle pour une professionnelle. Elle doit maîtriser les taches administratives : saisie, orthographe paramédical, planning, bureautique, traitement de texte, gestion des appels téléphoniques…
Selon le fonctionnement du secrétaire, elle peut enregistrer la carte vitale du patient et encaisse son règlement mais bon nombre de médecins le font eux-mêmes en fin de consultation. Le paiement des factures du cabinet comme les fournitures médicales, le matériel de bureau, l’électricité et autres est souvent délégué à un cabinet comptable externe.
Lorsqu’une secrétaire médicale ne travaille qu’avec un médecin, elle assure la gestion comptable, mais dans les grands cabinets, elle est souvent externalisée.
Numérique, dématérialisation et sécurité
De plus en plus de structures médicales adoptent un dossier patient informatisé (DPI), la dématérialisation des documents, la gestion en ligne des rendez-vous et la téléconsultation. Dans ce contexte, la/le secrétaire médical(e) doit maîtriser les outils numériques et veiller à la sécurité des données (backups, accès sécurisés, chiffrement).