Les missions, activités et tâches de la secrétaire médicale

Accueil et secrétariat sont les 2 principales missions, pour l’exercice de la profession de secrétaire médicale. Le secrétariat médical demande énormément de polyvalence et de qualités professionnelles.

La secrétaire médicale brasse un grand nombre d’informations confidentielles, d’où son obligation de secret professionnel.

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L’accueil et la gestion des rendez-vous pour une secrétaire médicale

La profession de secrétaire médicale fait indéniablement le lien entre les acteurs de santé et le patient. Au carrefour entre les demandes des médecins et celles des patients, la secrétaire doit accueillir chaque personne, avec sérieux, sans se laisser gagner par le stress.

L’accueil physique et téléphonique du service et du cabinet médical

La secrétaire médicale analyse et juge de l’urgence d’une situation. La charge mentale de travail est importante. La secrétaire médicale doit conserver les coordonnées des patients, afin de les rappeler en cas de désistement.

Elle doit effectuer un filtrage d’appels, pour ne passer au médecin que les communications d’autres professionnels de santé (confrères généralistes ou spécialistes, laboratoires, cabinets de radiologie, IRM ou scanner).

Un contact permanent avec les patients et les professionnels de santé

La secrétaire médicale doit avoir une expression adaptée à la situation du patient, afin d’être dans l’empathie. La principale difficulté de ce métier est que la secrétaire médicale doit s’adapter à la façon de travailler de chaque médecin. Elle effectue un travail en binôme.

La présentation est un élément qui compte dans le métier de secrétaire médicale, comme dans toutes les professions relatives à l’accueil. Cela ne signifie pas qu’une secrétaire médicale est recrutée via un casting, mais qu’elle doit avoir une allure soignée et en adéquation, avec la rencontre de patients.

En fin de journée, elle sort les dossiers des patients du lendemain et imprime le listing des rendez-vous pour faciliter le travail des médecins.

Le poste de secrétaire médicale nécessite-t-il des notions en comptabilité ?

Aujourd’hui, ce n’est pas la prérogative essentielle pour une professionnelle. Elle doit maîtriser les taches administratives : saisie, orthographe paramédical, planning, bureautique, traitement de texte, gestion des appels téléphoniques…

Selon le fonctionnement du secrétaire, elle peut enregistrer la carte vitale du patient et encaisse son règlement mais bon nombre de médecins le font eux-mêmes en fin de consultation. Le paiement des factures du cabinet comme les fournitures médicales, le matériel de bureau, l’électricité et autres est souvent délégué à un cabinet comptable externe.

Lorsqu’une secrétaire médicale ne travaille qu’avec un médecin, elle assure la gestion comptable, mais dans les grands cabinets, elle est souvent externalisée.

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Le rôle, les tâches et les activités de secrétariat
Rôle et activité d'un secrétariat médical

Au-delà des spécificités inhérentes à la fonction, la secrétaire doit assurer des tâches de secrétariat.

La frappe des documents médicaux

La secrétaire a en charge l’édition de courriers médicaux et documents types comme les certificats médicaux.

Bon nombre de secrétaires médicales travaillent en binôme, en alternant les tâches. Une professionnelle est chargée de l’accueil et de la prise de rendez-vous, par la tenue de l’agenda du professionnel de santé, tandis que l’autre saisit les comptes-rendus médicaux et procède à leurs envois aux professionnels de santé.

Le maniement des moyens de paiement et de la carte vitale

A la fin des consultations et examens, la secrétaire médicale doit procéder à l’encaissement et procéder à l’enregistrement de la carte vitale. Elle doit bien connaître les modalités de paiement, en fonction de la situation du patient, comme la prise en charge à 100% en ALD (affection de longue durée), le tiers payant, la CMU…

Dans les cabinets libéraux, les médecins généralistes font souvent eux-mêmes les manipulations avec la carte vitale et reçoivent le paiement.

L’obligation du secret professionnel de la secrétaire médicale
Secret professionnel de la secrétaire médicale

La secrétaire médicale brasse un grand nombre d’informations, entre les conversations des professionnels de santé, la frappe des compte rendus médicaux ainsi que l’accès permanent aux dossiers du patient.

La plus grande discrétion lui est demandée, non pas comme un conseil, mais bien comme une obligation professionnelle. Elle doit faire preuve d’un total respect des données médicales, qu’elle ne doit divulguer.

La responsabilité déléguée du dossier médical envers la secrétaire médicale

Le dossier médical contient toute l’histoire médicale du patient, afin d’assurer le suivi du patient. Sont classés dans le dossier médical : les courriers entre médecins, les comptes-rendus d’analyse, les résultats d’examen, les expertises médicales ainsi que toutes les informations administratives.

Le Code de Déontologie médicale établit une règle : le contenu du dossier médical est conservé sous la responsabilité du médecin. Cette tâche est déléguée à la secrétaire médicale, à qui revient la bonne tenue du dossier médical et son archivage.

Le secret professionnel, une obligation de la secrétaire médicale

Les notions de confidentialité et de secret professionnel sont très prégnantes dans le métier de secrétaire médicale. La professionnelle est tenue de respecter le secret médical et de ne divulguer à quiconque les informations qu’elle détient. La secrétaire médicale doit bien vérifier l’identité des personnes à qui elle donne des informations.

Si la secrétaire médicale travaille dans la fonction publique hospitalière ou territoriale, en tant que titulaire, stagiaire ou contractuelle, elle est tenue au devoir de réserve, précepte auquel chaque fonctionnaire doit répondre.

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