Les compétences et qualités d’une secrétaire médicale

La secrétaire médicale doit apprécier le monde médical, être souriante et motivée, tout en respectant le secret professionnel.

Elle a pour mission le bon fonctionnement du secrétariat du service ou du cabinet médical. Elle assiste le médecin, qui lui délègue tout l’aspect administratif de son travail : montage du dossier du patient, enregistrement de la carte vitale et encaissement des consultations.

Elle doit organiser le travail des médecins et de l’ensemble du corps médical, tout en soutenant et en rendant service aux patients.

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Les qualités de la secrétaire médicale

Ce poste demande à la fois un travail en autonomie, avec des responsabilités et une grande capacité à travailler en équipe, ce qui fait l’intérêt et la richesse de la profession.

La discrétion

La secrétaire médicale se doit d’être discrète pour assurer un secrétariat de qualité. Bien entendu, cela passe par le respect de la déontologie professionnelle et de la confidentialité.

Toutefois, la professionnelle doit faire preuve de bon sens : ne pas parler fort quand il y a une file d’attente de patients, mettre les documents médicaux sous pli...

L’aisance relationnelle

Le métier de secrétaire médicale demande d’avoir de la diplomatie et un excellent relationnel, aussi bien avec les équipes médicales, qu’avec les patients.

Pour assurer au mieux sa fonction d’accueil, elle doit être à l’aise, dans sa communication écrite et orale.

Un grand sens de l’initiative

Le secrétariat médical est un métier de service qui demande de l’autonomie. Il est donc important de seconder et de s’adapter à la personnalité des médecins, pour répondre à leurs exigences.

De plus, la patience et le sang-froid sont des qualités essentielles, pour répondre aux demandes des patients.

Une capacité d’adaptation à toute épreuve

Quelque soit le médecin avec lequel elle travaille, la secrétaire médicale se doit s’adapter à sa manière de travailler.

Un médecin qui travaille dans l’urgence et qui reçoit beaucoup de patients sans rendez-vous n’a pas les mêmes exigences qu’un médecin qui a un planning bien défini.

La secrétaire médicale se doit donc d'organiser de manière rigoureuse l’agenda du professionnel et de prévoir des marges de main-d’œuvre, pour des rendez-vous vacants.

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Les aptitudes et le savoir-faire de la secrétaire médicale
L'écoute du patient par la secrétaire médicale

La gestion administrative des dossiers médicaux est une des tâches essentielles de la secrétaire médicale.

Rigueur et organisation

La professionnelle doit faire preuve de rigueur et d’organisation, car la tenue et la conservation des dossiers médicaux sont réglementées.

Les dossiers médicaux sont classés dans différents volets : une partie dédiée à l’identité administrative, une autre aux compte-rendus médicaux, un volet consacré aux examens médicaux...

Une bonne orthographe et la maîtrise de la terminologie médicale

Ce sont des compétences que la secrétaire médicale doit impérativement maîtriser. Elle tape les compte-rendus des médecins à la sténorette. Les courriers adressés aux confrères doivent être sans faute, notamment pour le vocabulaire médical.

A l’arrivée dans un nouveau service, il est essentiel que la secrétaire médicale se forme, en toute autonomie et avec rapidité, au vocabulaire relatif à la pneumologie, gynécologie, ophtalmologie...

L'obligation de maîtriser l’outil informatique
Les qualités d'une sécretaire médicale

Tous les secrétariats médicaux possèdent des dossiers médicaux en format papier. Néanmoins, la grande majorité des secrétaires médicales travaillent sur ordinateur.

Elles doivent maîtriser l’outil informatique (frappe rapide et traitement de texte) et notamment les logiciels médicaux.

Il est demandé de savoir maîtriser Excel et Word pour les basiques ou ERP médical / Consult spécifiquement dédiés aux secrétaires médicales.

Il en existe de nombreux progiciels pour la gestion des plannings et la conservation des données médicales. Il est fréquent de voir la mention « Connaissance de tel logiciel recommandée ou fortement souhaitée », sur une offre d’emploi.

Néanmoins, si vous ne connaissez pas le logiciel, la formation se fait généralement sur le terrain, à l’obtention du poste.

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